10 reglas para redactar los términos y condiciones de sus facturas

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Los términos y condiciones sólidos para sus facturas son extremadamente importantes para su pequeña empresa. Si sus facturas son complicadas de entender o confusas de leer, puede hacer un daño severo a su flujo de caja. ¿Por qué? Principalmente porque si el cliente no puede # # *********; no puede entender su factura, no va a pagar. Su cliente quiere asegurarse de que se les está aplicando un precio por la cantidad adecuada de los bienes o servicios que solicitaron.

1. Comience a pensar en todos los posibles problemas y escenarios legales.

Lo primero que debe hacer antes de escribir sus términos y condiciones es enumerar todos los obstáculos o circunstancias legales probables que podrían suceder.

Como ejemplo:

  • ¿Qué medidas tomará si el cliente no paga la factura?
  • ¿Qué sucederá si usted está atrasado en la entrega de sus servicios o productos o servicios al cliente?
  • ¿Qué hará si el cliente no está satisfecho con sus bienes y servicios?
  • ¿Qué sucederá si el producto o servicio se daña cuando se lo proporciona el servicio de entrega de su cliente?
  • ¿Hay algún incentivo si sus clientes pagan de antemano?
  • ¿Qué tipo de tasa de interés le gustaría cobrar por pagos atrasados?
  • ¿Qué sucede si el cliente está interesado en renegociar el contrato justo después de que las dos partes acuerden los términos y condiciones?
  • ¿Puede su cliente solicitar un reembolso? Si es así, ¿qué escenarios permitirían esto?
  • ¿Qué sucederá si el alcance del trabajo se amplía?
  • Si hubo un error en un presupuesto o presupuesto, ¿quién lo pagará?
  • ¿Quién es responsable si un producto se rompe después de ser comprado?
  • ¿Qué estrategia emprenderá si se rescinde el acuerdo o contrato?

Puede tomar un poco de tiempo pensar y formular esta lista, pero tan pronto como tenga todo esto escrito, lo hará estar en condiciones de escribir condiciones y términos futuros en un instante con los otros clientes que agregará a su lista de clientes. Lo más importante es que tener los términos y condiciones más apropiados para su empresa garantizará que usted sea compensado y se ocupe de su negocio si alguna vez se emprenden acciones legales.

2. PROPORCIONE TODAS LAS PIEZAS CRUCIALES DE UNA FACTURA.

Con los elementos más importantes de una factura no se va a acelerar el proceso de pago, también responderá cualquier pregunta que el cliente haga. tiene respecto a los bienes o servicios que usted les proporcionó.

Al generar facturas, asegúrese de incluir:

  • Su logotipo
  • Número de factura
  • Su información de contacto
  • La información de contacto de su cliente (#
  • La fecha de vencimiento
  • Los productos o servicios que proporcionó y sus costos
  • Las formas de pago que acepta
  • Descuentos por pago anticipado de facturas o imponer recargos

Antes de enviar la factura por correo, asegúrese de que toda la información sea correcta y de que se envíe a la persona correcta. Cualquier error puede retrasar fácilmente el proceso de pago y hacer que parezca menos profesional.

3. EXPLICAR CLARAMENTE LOS PRODUCTOS / SERVICIOS QUE SE PROPORCIONAN O EL ALCANCE O EL PROYECTO.

Esta es ciertamente la parte más relevante de los términos y condiciones de su factura. ¿Por qué? Porque describe lo que el cliente le está pagando particularmente.

Como, por ejemplo, si lo contratan para hacer un sitio de Internet para un cliente y esto es más de lo que el cliente imaginó, tener una descripción del tiempo y los gastos que le cuesta terminar el trabajo responde cualquier tipo de pregunta o duda relacionada con la suma final de la factura.

4. REDUZCA LOS TÉRMINOS DE PAGO

Esto debería ser {es un poco} obvio, pero cuando le da a los clientes mucho tiempo para hacer un pago, más tiempo le llevará cobrar, lo que a su vez conduce a un flujo de caja más lento.

Entonces, si tiene un cliente 45 días para pagar una factura, por ejemplo, y ese cliente le pagó un par de semanas tarde, eso significa que usted he esperado 2 meses completos para recibir un pago.

Un plazo de pago de 30 días o incluso menos es el estándar cuando se trata de facturación simplemente porque & ; es útil para mantener el flujo de efectivo. Sin embargo, revise los estándares de facturación de su industria y verifique con el cliente cuándo se ejecuta su ciclo de pago. Estos factores pueden ayudarlo a establecer sus condiciones de pago.

5. GARANTÍAS Y GARANTÍAS DESTACADAS

No es inusual que cualquier negocio que venda bienes y servicios a menudo brinde garantías y garantías. Hace que se vean más legítimos y de buena reputación y le asegura al cliente. Si proporciona una garantía o garantía, asegúrese de que esté claramente descrito en sus términos y condiciones.

Nunca olvide abordar temas como situaciones en las que el cliente / cliente pierde su garantía o garantía.

6. REALIZAR PAGOS TARDÍOS.

Generalmente, habrá ocasiones en que los clientes no ganen paguen las facturas antes de la fecha de vencimiento. En lugar de ser pasivo, debe ser persistente rastreando esos pagos atrasados ​​particulares.

Realice un seguimiento regular de sus clientes fechas de vencimiento de los pagos y póngase en contacto con ellos por teléfono, correo electrónico o correo postal si no le han pagado antes de la fecha de vencimiento y cuentan con términos de recargos en sus facturas, como cobrar intereses sobre los pagos vencidos, que es una nube confiable basado en software de facturación lo hará automáticamente.

En caso de que no pueda no puede contactar al cliente que paga tarde, o si no responde a los seguimientos, es posible que deba envíe una carta de cobranza, contrate una agencia de cobranza o llévelos a la corte. Haga que toda esta información sea clara desde el principio.

7. UN TAMAÑO NO SE ADAPTA A TODOS.

Asegúrese de que sus términos se creen específicamente para su negocio. Recuerde, su negocio no tiene los requisitos, recursos y clientes idénticos que otros negocios tienen. Debido a esto, no puede realmente no puede simplemente copiar y pegar los términos y condiciones de una plantilla de uso común u otra empresa teniendo en cuenta que probablemente ganaron t aborde sus necesidades particulares.

Una plantilla es realmente buena para comenzar y dirigirlo en las direcciones correctas, pero en última instancia, debe escribir los términos y condiciones que mejor se adapten a su negocio y clientela.

8. SIEMPRE SEA PROFESIONAL Y POLÍTICO.

Ser cortés puede tener una influencia beneficiosa en su negocio. Simplemente agregue una frase como pagar amablemente su factura dentro de veintiún días '' o '' gracias por su negocio de hecho, puede aumentar el número de facturas que se pagan en más del 5 por ciento. Puede que esto no parezca mucho, pero puede generar miles de dólares estadounidenses por año directamente en su cuenta bancaria.
Además de ayudarlo a que le paguen más rápido, ser profesional y cortés puede mejorar fácilmente la imagen de su marca.

9. HAGA QUE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES NO COMPLICADAS LEAN.

Mantenga el idioma en sus condiciones y términos simplificados e intuitivos. Ponte en el lugar de tus clientes clientes y se dan cuenta de que no están familiarizados con la terminología de la industria e incluso con los términos de contabilidad, como por ejemplo “neto 30”. ;

Además, don no intente ocultar cada cosa en una sola página utilizando una fuente pequeña para que sus clientes no puedan leer la multa impresión. Se verá complicado para su cliente y arruinará su reputación (independientemente de si no hay nada complicado en su factura).

10. CUANDO ESTÉ EN DUDA, PIDA AYUDA.

Cuando todo lo demás no funciona como se espera, o terminas en una situación sofisticada o especializada, no dudes en buscar la guía de tu mentor, compañeros gerentes de negocios, o su abogado. Estas son personas que tienen experiencia en la redacción de términos y condiciones y están más familiarizados con las leyes y regulaciones que usted.

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