Adquisición e implementación de un nuevo sistema de tesorería

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¿Qué es un sistema de tesorería?

Puede parecer bastante obvio, pero muchos Los tesoreros tienen preguntas sobre los sistemas de tesorería, su alcance y funcionalidad, y cómo encajan exactamente con los otros sistemas que ya están en uso. Un sistema de tesorería típicamente cubre el proceso de tesorería, intermedia y back office, lo que significa que procesa transacciones desde e incluyendo la realización del acuerdo, hasta la liquidación y generación de asientos contables. Además, proporciona todos los análisis, gestión de riesgos e informes con respecto a las transacciones y posiciones dentro del sistema. Hay algunos aspectos importantes de esto que vale la pena destacar. En primer lugar, en relación con el punto de partida, el vendedor de tesorería debe ingresar simultáneamente el acuerdo mientras habla por teléfono. No hay & # 39; expediente de reparto & # 39; siendo completado; Es una actividad en línea, sin pasos ni grabaciones provisionales. En algunas situaciones, puede haber un requisito para & & 39; pre-acuerdo & # 39; fase. El punto clave es que el TMS debe respaldar el proceso comercial desde el primer punto posible, minimizando o eliminando los elementos manuales o en papel. Por lo general, el ciclo de vida de una transacción de tesorería se completa cuando se realiza la liquidación y la transacción se registra en el sistema contable.

El TMS debe generar las instrucciones de liquidación para las transacciones de tesorería, entregándolas en forma electrónica a un sistema de pago, por ejemplo, Swift o un sistema de pago bancario, o en papel si ese es el proceso comercial. Hay menos uniformidad cuando se trata de lo que harán los diversos TMS cuando se trata de contabilidad. Preferiblemente, el TMS generará todas las contabilizaciones de cuenta, incluidas las revaluaciones, para todas las transacciones de tesorería, pasando esas sin problemas al sistema contable. Dado el proceso cada vez más corto de fin de mes, este nivel de automatización es bastante importante.

El procesamiento de transacciones es solo una dimensión de un TMS; otro es la gestión de riesgos. A veces, los tesoreros solicitan ver el módulo de gestión de riesgos del TMS, lo que implica que de alguna manera & # 39; gestión de riesgos & # 39; es separable del resto del tesoro. En realidad, & # 39; gestión de riesgos & # 39; es, o debería ser, omnipresente e integrado en todo el sistema, especialmente si se considera que está ampliamente definido e incluye riesgos operativos. Por esta razón, un & # 39; Módulo de riesgo & # 39; es algo inapropiado, lo que implica confusamente que & # 39; riesgo & # 39; se puede limitar a un módulo específico. El punto clave es que el sistema debe procesar la transacción desde el punto de entrada del acuerdo, de acuerdo con una & # 39; práctica recomendada & # 39; marco de control, que proporciona segregación, verificaciones de contraparte, verificaciones de límite, etc.

En resumen, el TMS normalmente interactuaría con el sistema de contabilidad para entregar las contabilizaciones de cuentas, y con uno o más pagos / sistema bancario para dar instrucciones de liquidación y / o cargar saldos de cuenta. Además, se vincularía con un sistema de información de mercado para cargar tasas de interés, tasas de cambio y otros precios de mercado con la frecuencia que sea necesaria. Puede ser necesaria otra interfaz, por ejemplo, con un sistema de negociación de FX en línea, o con sistemas de negociación de bonos de mercado secundario, dependiendo del entorno específico. La administración de la Tesorería del Proyecto debe asumir la responsabilidad del proyecto para seleccionar e implementar el nuevo TMS. En algunas organizaciones, la función de TI asume la responsabilidad. Esto puede ser contraproducente, ya que los problemas técnicos de TI se convierten en el foco y los requisitos de tesorería reales son menos que completamente entendidos y algo confusos. Claramente, todos los sistemas y TI, incluidos los que están en tesorería, deben ser consistentes con la política general de TI corporativa, sin embargo, la tesorería debe determinar sus requisitos funcionales, revisarlos con los proveedores y liderar el proceso de selección. En la práctica, un equipo pequeño, con suficiente antigüedad para tomar las decisiones necesarias, compuesto por tesorería, TI y dirigido por un gerente de proyecto, es la forma ideal de proceder. El rol del gerente del proyecto debe incluir garantizar la coordinación continua y la resolución de problemas con el gerente del proyecto en el lado del proveedor. Un plan de proyecto acordado con hitos claros debe ser el punto de referencia constante para administrar el proyecto. En términos de calendario, cada situación es diferente, pero de manera realista requiere un mínimo de tres meses para una aplicación muy sencilla y un máximo de doce, dependiendo de la interfaz y la personalización, siendo seis meses un buen promedio. Un determinante muy importante del tiempo requerido es el grado en que los usuarios clave participan en el esfuerzo de implementación. El & # 39; dueño del negocio & # 39; del TMS, y el gerente del proyecto, deben asegurarse de que este compromiso se mantenga durante la vida del proyecto.

Definición de los requisitos

La parte crítica de cualquier proyecto está al principio, obteniendo el concepto básico correcto. El tesorero es el jugador clave y debe asegurarse de que el concepto básico sea apropiado para la organización y los requisitos. Las suposiciones falsas al principio pueden tener grandes costos más adelante. Los proyectos de sistemas de tesorería a menudo se pueden atascar en este punto de documentar los requisitos porque nadie involucrado ha pasado por el proceso antes. No es una tarea fácil y requiere una mentalidad diferente a la del tesoro diario. Por esta razón, es bueno involucrar a un analista de negocios para guiar e impulsar el proceso. Básicamente, lo que se necesita es una descripción concisa de los requisitos del negocio de tesorería y el entorno en términos de otros sistemas, usuarios y ubicaciones. Los componentes esenciales para especificar son: los tipos de transacción (es decir, el mercado monetario, el mercado de capitales y las transacciones de divisas, actuales y esperados), el proceso / alcance del negocio (por ejemplo, pronóstico de flujo de efectivo, administración de efectivo, cuentas bancarias) y resultados analíticos / de informes. No es necesario que sea un documento muy detallado, pero debe ser equilibrado, por ejemplo, no solo sobre & # 39; front office & # 39 ;, y completo. En lugar de ver esto como un ejercicio de un solo paso, puede tomarse como un proceso, comenzando en un alto nivel y detallando esto a medida que la imagen se aclara por la interacción con los proveedores. La mayoría de los tesoreros obtendrán presentaciones del sistema y buscarán cotizaciones indicativas como parte de la fase inicial de escaneo del mercado, y esto permitirá que la especificación sea más detallada. Sin embargo, el tesorero debe protegerse contra & # 39; diseño creep & # 39; es decir, una acumulación de muchas adiciones pequeñas, cada una perfectamente justificable por sí sola pero, en conjunto, da como resultado un objetivo móvil de tamaño cada vez mayor. Es importante destacar que el tesorero debe vigilar que está comprando, y no vendiendo, la funcionalidad.

Muchos tesoreros tienen que elegir entre tomar el módulo de tesorería de un sistema ERP existente o adquirir un TMS especializado. Esta puede ser una decisión difícil para el tesoro. Hasta cierto punto, la opción más fácil es favorecer el Módulo ERP, sin embargo, es solo otra opción para evaluar en función de los criterios establecidos para todas las alternativas. Un punto importante a reconocer es que los vendedores de sistemas están bien acostumbrados a revisar y comprender los requisitos estándar de tesorería. Lo importante es resaltar los aspectos inusuales o específicos de la compañía.

Dicho esto, es necesario evitar la tendencia a pensar que & # 39; somos muy diferentes & # 39; y la solución estándar requerirá mucha personalización para cumplir con nuestros requisitos. Es muy importante abordar cualquier implementación de sistemas nuevos con la disposición de cambiar el proceso comercial existente para que coincida con el sistema, en lugar de requerir que el nuevo sistema cambie para que coincida con el proceso comercial existente. El último enfoque puede ser muy costoso en términos de la personalización en sí y, posteriormente, el soporte y el mantenimiento continuos de una solución a medida. Un nuevo TMS es una oportunidad para revisar y cambiar el proceso comercial y esto debería formar parte del plan del proyecto.

Revisión de las respuestas de RFP

El Tesoro debe pretenden obtener al menos tres, preferiblemente cinco, respuestas de RFP fuertes. Si bien una revisión y una lista breve de las respuestas de RFP es un paso necesario, la adquisición de un sistema no debe ser un ejercicio en papel. No es factible documentar los requisitos, enviarlos a varios proveedores, evaluar las respuestas y seleccionar. En el mejor de los casos, esto puede ser suficiente para el cribado inicial, pero más allá de eso, es esencial obtener una comprensión profunda de lo que cada sistema realmente puede proporcionar, centrándose en el sistema en sí. Con frecuencia, se emitirá una lista de requisitos a varios proveedores, solicitando respuestas de Sí / No en términos de cumplimiento. Sin embargo, a & # 39; Sí & # 39; respuesta a un requisito como & # 39; ¿sus sistemas generan las entradas contables & # 39; Es muy poca información. Cada & # 39; sí & # 39; significa algo diferente, tal vez algo muy diferente, y esas diferencias deben entenderse adecuadamente. La única forma de hacerlo es revisando el sistema con el proveedor en detalle. Esto es más que un & # 39; presentación del sistema & # 39; – por lo general, una descripción general de alto nivel por parte del proveedor, pero un recorrido detallado por el sistema, lo que permite un día completo para este ejercicio. Esto no es exagerado; una vez que se selecciona el TMS, el tesoro tendrá que vivir con él durante varios años con poco o ningún espacio para dudas, por lo que la diligencia debida lo vale.

Al revisar las respuestas de RFP, claramente la funcionalidad y el precio son importantes, pero también lo es el proceso de implementación real y el soporte y mantenimiento continuos. Para un proceso de implementación exitoso es fundamental el equipo que el proveedor asignará al proyecto y los compromisos al respecto deben hacerse explícitos como parte de la debida diligencia.

¿Construir, comprar o alquilar?

Muy pocos tesoreros hoy habitarían en el & # 39; construir versus comprar & # 39; decisión. Los sistemas disponibles en el mercado significan que un desarrollo de sistemas internos simplemente no tiene sentido. Los costos y los riesgos son demasiado altos. Los costos incluyen los requisitos de recursos / tiempo para que la tesorería proporcione las especificaciones de funcionalidad; Los riesgos incluyen la posibilidad de que el proyecto no cumpla con los requisitos. Y luego está el problema a más largo plazo para mantener y desarrollar el sistema en el futuro.

Sin embargo, el & # 39; compra versus alquiler & # 39; La opción es algo a considerar. Básicamente & # 39; para comprar & # 39; significa comprar una licencia inicial (es decir, el derecho a usar el software) y pagar una tarifa de licencia anual (para acceder al soporte y mantenimiento continuos y obtener actualizaciones del sistema), con el software instalado en su infraestructura de TI interna. La alternativa & # 39; proveedor de servicios de aplicaciones & # 39; (ASP) o el modelo de software como servicio (SaaS) significa que usted paga una tarifa de usuario periódica y el software se instala / accede en alguna instalación externa, en lugar de estar en sus servidores internos. Desde la perspectiva del usuario, la funcionalidad es la misma. Los precios, o quizás más correctamente, el flujo de caja, y las cuestiones contractuales y de política de TI son los puntos diferenciadores. El enfoque ASP / SaaS distribuye los pagos a lo largo del tiempo, evitando los gastos iniciales.

Presupuesto

Los precios de los sistemas de tesorería varían significativamente. En una lista de cinco, no sería inusual encontrar que el precio más alto era casi el doble del precio más bajo. Dada esta amplia gama de precios, puede ser difícil establecer un presupuesto desde el principio. En la práctica, la tesorería debería estar hablando con varios proveedores para obtener una indicación del precio y el alcance / funcionalidad de las diversas ofertas. Para evitar sobrecostos en el presupuesto o de hecho en el contrato, la tesorería debe buscar un contrato de precio fijo, con claridad sobre qué se incluye y excluye, y el precio de los extras opcionales.

Las razones principales por las que los costos pueden salirse de control son dudas sobre los requisitos y demasiada personalización. Como ya se explicó, la tesorería debe considerar cuidadosamente la necesidad de personalización y limitar esto tanto como sea posible. Demasiada personalización significa que los beneficios de un & # 39; fuera de la plataforma & # 39; la solución puede erosionarse y aumentar los riesgos de sobrecoste y finalización de costos.

Como regla general, el costo de implementación puede ser igual al costo del software. Para administrar este costo, la tesorería debe pasar tiempo desarrollando o acordando un buen plan de proyecto, uno que incluya todas las tareas y trace correctamente la ruta crítica. Es importante destacar que la tesorería debe reconocer que la implementación de un sistema es una tarea adicional y exigente, y se requiere un esfuerzo concentrado para ponerla en marcha. El vendedor no puede hacerlo sin ese compromiso de tesorería.

Conclusión Los buenos sistemas de tesorería son esenciales para una gestión efectiva de tesorería. La gestión de riesgos, el control, los análisis y los informes se pueden racionalizar y eliminar los costos ocultos de los sistemas pobres. El proceso de adquisición e implementación de dicho sistema es un gran paso, pero un enfoque adecuado significa que no tiene por qué ser una tarea desalentadora, y el resultado puede estar asegurado.

Escrito por Eddie Fogarty y publicado en el Anuario ACT (Asociación de Tesoreros Corporativos del Reino Unido) 2012.

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