Inscripción automática: 7 pasos para guiarlo más allá de su fecha de estadificación y evitar multas

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La inscripción automática es algo más que simplemente presentar un plan de pensiones en una fecha específica. Los empleadores son responsables de una amplia gama de tareas, muchas de las cuales deben completarse antes de la puesta en escena. De hecho, The Pensions Regulator recomienda que los empleadores comiencen a prepararse para la inscripción automática al menos doce meses antes de su fecha de puesta en escena. Los siguientes siete pasos son parte de una estrategia probada y los empleadores deben completarlos antes de su fecha de puesta en escena para garantizar un lanzamiento exitoso.

1. Crea un Plan

El primer paso es reunir un equipo que será responsable de administrar el proyecto de inscripción automática. Luego, el equipo puede revisar en detalle la situación actual del empleado y las responsabilidades de inscripción automática y utilizar esta información para desarrollar un plan de proyecto. El uso de un plan claramente definido ayudará a garantizar que todo haya sido cubierto y que cada miembro del equipo del proyecto entienda sus responsabilidades individuales para garantizar que el proyecto se entregue a tiempo.

2. Evaluar la fuerza laboral

El Regulador de Pensiones ha introducido tres categorías de trabajadores que se basan en la edad y los ingresos de los empleados. El empleador tiene un conjunto diferente de tareas para cada categoría de trabajador, por lo que es esencial evaluar todo el trabajo lo antes posible para determinar las responsabilidades del empleado hacia cada empleado.

3. Calcular los costos

El principal costo para el negocio son las contribuciones de los empleados. La tasa de contribución estándar es del 8% de las ganancias calificadas de un empleado y se compone de una contribución del empleador del 3%, una contribución del empleado del 4% y una desgravación fiscal del 1%. Sin embargo, hay una variedad de opciones en las reglas que, si se usan correctamente, pueden reducir significativamente y extender el costo de la inscripción automática. La realización de una serie de cálculos es esencial para garantizar que el esquema se establezca de la manera más rentable.

4. Esquema de diseño

Hay muchas opciones disponibles al elegir un esquema de inscripción automática. Uno de los errores más grandes que cometen las empresas es simplemente asumir que un esquema existente será adecuado y esperar hasta el último minuto antes de tomar acción, solo para encontrar que el esquema no cumple con los nuevos criterios de inscripción automática. También hay diferencias significativas en los cargos y características entre los esquemas. Incluso si un esquema existente cumple con los criterios de inscripción automática, siempre vale la pena buscar en el mercado una mejor alternativa.

5. Revisión de procesos internos.

La inscripción automática tiene un gran impacto en los procesos internos de un empleador. El empleador debe asegurarse de que sus sistemas de nómina y recursos humanos estén integrados con los sistemas del proveedor de pensiones. La infraestructura interna debe ser capaz de hacer frente a la gestión de las responsabilidades continuas, como tratar con nuevos titulares y empleados que optan por optar dentro o fuera del esquema. Pensar en estos temas por adelantado ayudará a asegurar un lanzamiento exitoso y una entrega sin problemas.

6. Comunicaciones de los empleados

El empleador debe proporcionar comunicaciones relevantes a cada una de las diferentes categorías de trabajadores para garantizar que entienden completamente las implicaciones de la inscripción automática. El Regulador de Pensiones ha publicado pautas estrictas sobre el contenido de las comunicaciones y el tiempo de entrega. Una estrategia de comunicaciones bien planificada no solo asegurará el cumplimiento con el Regulador de Pensiones, sino que también aumentará la conciencia entre los empleados de los beneficios de ahorrar en una pensión de lugar de trabajo.

7. Prueba e implementa

Este último paso puede parecer obvio, pero a menudo se pasa por alto. Todos los sistemas y procesos deben probarse a fondo para que cualquier problema pueda ser identificado y rectificado antes del lanzamiento. Tomarse el tiempo para completar este ejercicio asegurará una entrega eficiente y el cumplimiento con el Regulador de Pensiones.

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