¡Matando al dragón de papel! Pautas de retención de documentos

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¡Matando al dragón de papel! Pautas de retención de documentos

¡El tiempo de impuestos es un excelente momento para un poco de limpieza financiera de primavera! Su pregunta es muy buena debatida en los círculos legales en todas partes. Aquí hay algunas pautas generales:

En mis días de juventud era un poco contable compulsivo. Guardaba cada recibo, cada factura, cada talón de cheque; la lista seguía y seguía. Ahora I he simplificado el proceso. En general, la mayoría de los recibos no se deben guardar a menos que estén relacionados con los impuestos o la garantía. # ; Es también es una buena idea guardar los recibos si hay una posibilidad de que sea necesario probar el pago en algún momento en el futuro. Los extractos bancarios, facturas de servicios públicos y recibos de pago deben conservarse durante un año; los extractos de tarjetas de crédito durante tres años.

En general, los registros de impuestos deben conservarse durante 6 años. Esto incluye su devolución, así como la documentación de respaldo: W-2 s, 1099 s, cheques cancelados, base de costo de activos vendido, correspondencia del IRS e informes de auditoría. (Sin embargo, si no ha presentado una declaración y se le pidió que lo hiciera o si presentó una declaración fraudulenta a sabiendas, debe mantener sus registros relacionados con los impuestos para siempre).

Si posee un activo que será vendido algún día y la ganancia (o pérdida) se informará en su declaración de impuestos, esos documentos deben conservarse hasta que se venda el activo, y luego colocarse en sus registros de impuestos para el año de venta. Me parece que esto puede ser un desafío. Por ejemplo, muchas personas trabajaron para empleadores y compraron algunas acciones de empleadores con cada cheque de pago. La compañía creció y las acciones se dividieron y, en algún momento, esa persona vende las acciones. En el momento de los impuestos, el CPA dice “¿Cuánto pagó por esto?” ¡Ay! No tengo idea. & Quot; A menudo es la respuesta. Sobre una base prospectiva, ahora se requiere que las casas de bolsa le proporcionen a usted (y al IRS) un registro de compras y ventas de valores, pero depende de usted determinar el costo de esas compras de hace mucho tiempo. Su asesor financiero puede ser un gran recurso para ayudarlo en esta investigación.

Las mismas reglas se aplican a los bienes inmuebles. Cuando compra una casa, los documentos más importantes son la hipoteca, la escritura y la declaración de cierre (la declaración de HUD). Estos deben mantenerse hasta seis años después de la venta de la casa. Además, si realiza mejoras importantes en su hogar, esos recibos también deben conservarse, ya que reducen la ganancia que finalmente informa sobre la venta. Para su residencia personal, la ganancia no está sujeta a impuestos en muchas circunstancias, pero si convierte su residencia en una propiedad de alquiler, esos registros se vuelven críticos.

El seguro médico y la documentación del seguro de propiedad y accidentes deben mantenerse durante 3 años (6 años para informes o reclamos de accidentes). Esto incluye políticas, reclamos y facturas, en caso de que haya una disputa.

Algunos registros deben mantenerse permanentemente. Registros médicos, certificados de nacimiento (y defunción), licencias de matrimonio (y decretos de divorcio), documentos de alta militar, hipoteca “Pagado en su totalidad” avisos y contratos legales deben mantenerse para siempre. Además, los documentos de planificación patrimonial como testamentos, fideicomisos y poderes notariales deben conservarse a menos que se actualicen con una nueva versión. Asimismo, los contratos de anualidades y seguros de vida deben mantenerse hasta que sean reemplazados o liquidados.

Asegúrese de que sus documentos antiguos se eliminen adecuadamente. Según la Comisión Federal de Comercio, el robo de identidad fue la queja de fraude al consumidor número 1 en 2009. Se estima que más de 9 millones de estadounidenses tienen su identidad robada cada año. La investigación muestra que la mayoría de los ladrones de identidad obtienen información a través de fuentes tradicionales en papel y no por medios electrónicos. Triturar o destruir sus documentos ayuda a proteger su privacidad y evitar el robo de identidad.

Para obtener información adicional sobre el robo de identidad, el sitio web de la Comisión Federal de Comercio (# es extremadamente útil. Puede visitarlo haciendo clic en

http://www.consumer.ftc.gov/features/feature- 0014 – robo de identidad

La información en este artículo describe pautas generales y sugerencias para retener registros personales. De ninguna manera se debe considerar como un consejo para cualquier circunstancia o situación individual. Siempre es su responsabilidad usar su mejor criterio antes de destruir cualquier documento. Además, debe buscar el asesoramiento de su contador y / o abogado antes de destruir cualquier registro financiero, legal o fiscal.

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